La videoregistrazione delle assemblee condominiali

La richiesta di videoregistrazione delle assemblee condominiali ha assunto una notevole rilevanza dopo la pandemia da Covid che ha reso di uso comune l’utilizzo di videocamere e programmi di video assemblee.

La modalità delle assemblee in videoconferenza, prima limitata ad una nicchia di utenti, è divenuta strumento ordinario di conduzione. Telelavoro, didattica a distanza, video call, telemedicina, assemblee sociali, udienze in mediazione e giudiziarie in modalità video sono ormai di uso comune. Con la modifica dell’art. 66 disp. att. (legge 13/10/20 n. 126), anche le assemblee condominiali, sempre più spesso, vengono tenute in remoto.

La prassi delle assemblee condominiali in modalità video, soprattutto nelle grandi città e nelle zone a maggiore presenza di seconde case, sta continuando oltre il periodo emergenziale, anche nella forma della assemblea mista.

Tutto ciò ha reso più frequente la richiesta dei condomini di potere effettuare la videoregistrazione delle assemblee al fine della documentazione certa e incontrovertibile di quanto avvenuto nel corso della stessa.

Queste richieste stanno aumentando anche per le assemblee in presenza.

I problemi che si pongono sono:

1. A quali condizioni e con quali autorizzazioni è possibile effettuare la videoregistrazione ?
2. Chi conserva i dati dei file audio e video ?
3. Chi può avere copia della videoregistrazione o comunque prenderne visione ?

Quando si affrontano problemi di videoregistrazione occorre tenere presente che si coinvolgono diritti spesso contrapposti e tutti meritevoli di tutela.

Da una parte la registrazione video (non solo delle assemblee) costituisce sicuramente una limitazione della libertà individuale che è un bene costituzionalmente garantito; dall’altra vi è il diritto o l’interesse a precostituire una prova documentale certa di quanto avvenuto.

L’equilibrio di entrambi i diritti/interessi è una operazione non sempre semplice, ma possono essere di aiuto sia alcune interpretazioni giurisprudenziali che le stesse indicazioni del Garante per la privacy.

Le problematiche e i quesiti sulla video sorveglianza nel condominio assorbono oltre in terzo della intera attività del Garante.

Dare quindi indicazioni il più possibile precise serve ad evitare vertenze giudiziarie e a non intasare l’attività del Garante.

La prima precisazione da fare è che la videoregistrazione è possibile solo se tutti i partecipanti alla riunione, su espressa richiesta, diano il loro consenso. Il consenso unanime deve essere esplicito e di esso deve darsene atto nel verbale.

Su questo primo punto le indicazioni del Garante per la Privacy sono precise anche se il vademecum è stato realizzato prima dell’applicazione del Regolamento UE 679/2016, avvenuta in data 25 maggio 2018, circostanza di cui occorre tenere conto nella consultazione, ma che ai nostri fini non pone significative variazioni.

Il Garante precisa che <<l’assemblea condominiale può essere videoregistrata, ma solo con il consenso informato di tutti i partecipanti. La documentazione, su qualsiasi supporto, deve essere conservata al riparo da accessi indebiti>>.

Il primo passo è quindi l’acquisizione del consenso unanime dei presenti che però deve essere preceduto da adeguata informativa. Non basta quindi chiedere il consenso, occorre che venga chiesto solo dopo aver precisato a cosa serve la videoregistrazione, dove viene conservato il file per impedire accessi non autorizzati, per quanto tempo viene conservato e con quali modalità è consentito l’accesso al file.

La questione nel caso del condominio si complica ulteriormente in quanto non tutti gli aventi diritto a partecipare alla assemblea sono legittimati a farlo per ogni punto all’ordine del giorno: il diritto di partecipazione dipende dal tema da trattare.

L’art. 67 disp. att. indica le varie tipologie di legittimati a partecipare, ma fa riferimento soltanto ad alcune ipotesi non prevedendo, ma dando per scontato, che tale diritto competa anche al conduttore che può esercitarlo comunque nei limiti di cui all’art. 9 legge 392/78.

Il diritto di partecipazione dell’usufruttuario è regolato dal comma 6 dell’art. 67 disp. att.: <<l’usufruttuario esercita il diritto di voto negli affari che attengono all’ordinaria amministrazione e al semplice godimento delle cose e dei servizi comuni>>. Quindi l’usufruttuario non ha diritto di partecipare alle decisioni di altra natura. Lo stesso vale per il nudo proprietario.

In caso di presenza di usufruttuari o conduttori sia la autorizzazioni alla videoregistrazione che il diritto alla estrazione/visione dei file compete unicamente ed esclusivamente ai soli aventi diritto a partecipare all’assemblea per gli specifici punti di pertinenza.

In caso quindi di richiesta di acquisizione/visione della video registrazione da parte di un soggetto legittimato a partecipare all’assemblea, l’amministratore dovrebbe estrapolare i dati che non lo riguardano.

Ciò comporta un onere non indifferente per l’amministratore di condominio ed è fonte di responsabilità per eventuale violazione della privacy.

Farebbe bene quindi l’amministratore ad evitare la videoregistrazione delle assemblee condominiali e in ogni caso a regolarle facendo individuare il soggetto e i costi necessari alla estrapolazione dei dati.

Se proprio si vuole video registrare è necessario individuarne la funzione come semplice supporto utile alla redazione del verbale da regolamentare limitandola alle fasi più importanti:

1. Fase preliminare. Costituzione dell’assemblea, appello, nomina segretario e presidente.
2. Fase deliberativa per ogni punto. Registrazione di eventuali sintetiche dichiarazione dei partecipanti, del testo della delibera ed esito delle votazioni.
3. Accettazione unanime che nessun partecipate avrà diritto a prendere visone della videoregistrazione, ma solo il presidente e il segretario per la sola fase di verbalizzazione e verifica del testo. Successivamente la videoregistrazione verrà cancellata.

Di fatto la videoregistrazione integrerebbe in modo più preciso gli appunti necessari a procedere alla verbalizzazione soprattutto se l’assemblea si è tenuta in video conferenza.

Leggi tutto l’articolo